‘Je moet geen voorraden kweken’
Robert Steenhof moet vaak het enthousiasme van zijn klanten temperen. ,,Ze willen hun klanten niet teleurstellen en willen alles ruim op voorraad hebben. Ik moet ze dan vertellen dat ze voorraadbeslissingen moeten nemen op basis van de verkoopcijfers. Te veel voorraad is dood geld en dus zonde.’’
Bedrijven die producten verkopen hebben altijd een voorraadprobleem. Wat je niet hebt kun je niet leveren, maar wat je niet of nauwelijks verkoopt is eigenlijk te veel en dat ligt maar te liggen in het magazijn. Soms járen. Hulp van Robert Steenhof is dan méér dan welkom, want de meeste leidinggevenden in dergelijke bedrijven zien gewoon niet dat er geld ligt te verpieteren. En hoe het beter kan zien ze ook niet direct.
Het opbouwen van een véél te grote voorraad gebeurt niet zomaar, maar is over het algemeen de consequentie van niet goed lopende bedrijfsprocessen en een gebrek aan daadwerkelijke samenwerking. ,,Als ik bij een cliënt binnenkom en diagnose stel kijk ik naar processen, mensen, systemen, de bijbehorende cijfers en de aansturing. Als ik de leidinggevende er dan mee confronteer dat het beter kan wéét hij het vaak wel, maar is het geen topprioriteit. Het staat op een lijst, maar hij komt er nooit aan toe.’’
Zo kan het gebeuren dat er binnen het bedrijf al snel wordt nagedacht over het bijhuren of bijbouwen van magazijnruimte, terwijl dat in feite helemaal niet nodig is. ,,Nee, dan ligt er een berg onverkochte oude voorraad in de stellingen. Soms ook té oud. Het doet pijn, maar daar kun je dan beter afscheid van nemen. Natuurlijk wel mét beleid’.
Voor de gek houden
Leuk is anders en daarom wordt zo’n beslissing volgens Steenhof telkens uitgesteld. ,,De aandeelhouders worden nooit blij van dit soort afschrijvingen en dus schuift de directie zo’n beslissing voor zich uit. Ik zeg ze dan dat ze zichzelf voor de gek houden en die beslissing beter wél kunnen nemen. En er tegelijkertijd voor moeten zorgen dat voorraden voortaan niet meer onnodig groeien.’’ Dit betekent volgens Steenhof een betere samenwerking, in de gehele keten, met alle functies en partijen op dezelfde lijn en op basis van dezelfde cijfers. ,,Weg met die aparte koninkrijkjes, die allemaal hun eigen ding doen.’’
Robert Steenhof ziet veel mogelijkheden in betere afstemming tussen inkoop, verkoop, en productie. Dan is er meer geld beschikbaar voor andere zaken. ,,In supply chain management, van zand naar klant, moet je overal bovenop zitten. In de gaten houden wat je écht nodig hebt, maar niet méér dan dat. Bijvoorbeeld verpakkingsmateriaal. Waarom zou je een halfjaar voorraad op de plank gaan leggen, terwijl elke twee weken de juiste hoeveelheid laten leveren veel slimmer kan zijn.’’ Afhankelijk van de beginsituatie hebben Robert’s cliënten voorraadverlagingen van 25-40% kunnen realiseren, hand in hand met verbeterde leverbetrouwbaarheid.
In de meeste bedrijven draait er wel een softwarepakket of ERP-systeem om activiteiten en voorraden te plannen. Maar hoe slim zo’n pakket ook is, er zit altijd een mensenkant aan. Steenhof: ,,Elk systeem werkt op basis van wat je er in stopt. En data correct bijhouden is niet sexy en versloft vaak. Andere activiteiten krijgen vaak prioriteit waardoor een probleem onder de oppervlakte blijft smeulen’’.
Om dit soort problemen structureel op te lossen moet je ze volgens Steenhof eerst zichtbaar maken en vervolgens bij de bron aanpakken. ,,En deze ligt veelal dieper dan gedacht en heeft buiten processen en systemen vaak met gewoontes en gedrag te maken. Om deze te veranderen móet je als je resultaat wilt ook de mensen meenemen’’.
Mensenkant
Deze mensenkant is volgens Robert Steenhof superkritisch voor succes. ,,Mensen verwelkomen verandering, maar zien graag dat ánderen zich aanpassen. Een omslag die goed is voor het bedrijf zal alleen succesvol zijn als de medewerkers de verandering omarmen, hem willen en kúnnen dragen. ,,Ja, dan kun je het duurste en beste softwarepakket kopen, maar als je personeel er niet goed mee werkt, is dat ook weggegooid geld.’’
Steenhof heeft tot doel twee dingen achter te laten bij zijn cliënten: verhoogd inzicht in de stappen van de keten en in de knoppen waaraan gedraaid kan worden om de performance te verhogen, en een naadloze samenwerking tussen verschillende functies. ,,Want mijn werk moet niet voor niets zijn geweest. De opzet van en afstemming in de keten moet kloppen; cijfers moeten kloppen, alleen dan kan de directie de juiste beslissingen nemen en kan het bedrijf gezond verder’’.